一、分类管理
按充值卡类型建立独立台账，建议分为：
- 实体卡与电子卡分类存放
- 不同面值单独编号
- 区分有效期限批次
二、登记流程
执行「三签」登记制度：
- 领用人签字确认领取信息
- 财务人员录入系统
- 审核人复核登记完整性
三、数据核对
每日进行三方对账：
- 系统库存与实物盘点
- 银行流水与充值记录
- 未激活卡号段校验
四、作废处理
作废卡需完成以下流程：
| 日期 | 卡号 | 金额 | 经手人 |
|---|---|---|---|
| 2023-08-01 | CN1001 | 100元 | 张三 |
五、审计抽查
每月随机抽取10%的卡片进行：
- 物理状态检查
- 系统激活记录验证
- 资金流向追踪
六、存档管理
电子档案需包含：
- 采购合同扫描件
- 签收单影像文件
- 系统操作日志
通过标准化台账管理、分级审批制度和数字化存档方案，可有效防范财务风险，建议每季度进行全流程合规性审查，确保账实相符率达100%。
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